[직장생활백서] 워크 다이어트로 회의 문화 개선하는 방법!

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일하는 방식을 개선하기 위한 필수 요소로

최근 '워크 다이어트'가 주목을 받고 있습니다.

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오늘은 이 워크 다이어트란 무엇이고,

어떻게 하면 회의 문화를 개선할 수 있는지에

대해 말씀드리고자 합니다.

체중 감량과 건강 증진을 위해 관리하는 것을 다이어트(Diet)라고 부르는데요. 오늘의 주제인 워크 다이어트(Work diet)는 업무 시 불필요하게 낭비되는 시간을 줄여 업무의 생산성을 높이는 활동을 의미합니다. 즉, 중복되고 불필요한 업무, 관행적이고 비효율적인 업무를 줄여 업무 생산성 증대를 꾀하는 것입니다.

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이 워크 다이어트는 주 52시간제가 본격 시행됨에 따라 다시 주목받기 시작했습니다. 근로자의 근무시간 총량이 줄어든 만큼 불필요한 회의 또는 보고를 없애 업무 효율화를 높이고 생산성을 끌어올려야 했기 때문입니다.

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그렇다면 대표적인 워크 다이어트 활동에는 무엇이 있을까요? 바로 불필요한 회의, 보고 등의 횟수를 줄이고 시간을 줄이는 것입니다.

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2022년 미국 노스캐롤라이나대 교수 스티븐 로겔버그가 발표한 조사 결과에 따르면, 불필요한 회의에 직원이 참석하면 근로자 5천 명 이상의 대기업은 연간 1억 달러(약 1,425억 원)를 낭비, 응답자의 절반인 46%는 불필요한 회의가 너무 많다는 데 동의한 것으로 나타났습니다. 20년간 회의를 연구한 로겔버그 교수는 "회의가 우리는 지배한다"라며 "나쁜 회의는 막대한 비용이 든다"고 지적했는데요.

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주 52시간제 본격 시행되기 전인 2018년 4월 잡코리아 조사 결과에 따르면, 직장인의 하루 평균 회의 횟수는 1.4회, 회당 회의 시간은 30분~1시간으로 나타났습니다. 이를 월로 환산해 보면 결코 적지 않은 시간을 회의로 보내고 있었음을 알 수 있는데요. 직장인 10명 중 7명(72.8%)은 참여한 회의 중 일부는 불필요하다고 생각하는 것으로 나타났습니다.

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앞서 워크 다이어트는 업무 시 불필요하게 낭비되는 시간을 줄여 업무의 생산성을 높이는 활동을 의미한다고 했는데요. 그렇다면 회의 시 불필요하게 낭비되는 시간은 줄이고 생산성을 높일 수 있는 방법에는 무엇이 있을까요?

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1. 회의 자체에 대해 생각해 볼 수 있는 인식의 변화

불필요한 회의 또는 보고를 없애 업무 효율화를 높이기 위해서는 무엇보다 전사 차원의 참여가 필요합니다. 다소 어색할지라도 전체 직원 교육과 캠페인을 통해 회의 자체에 대해 생각해 볼 수 있는 인식과 공감을 불러일으켜야 합니다.

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2. 회의 횟수와 양보다 회의의 질 향상에 초점

인식의 변화를 불러일으켜 회의 횟수와 양이 줄어들었다면 회의의 질을 향상시키는 데도 노력을 기울여야 합니다. 이것은 회의의 성격 때문에 그렇습니다. 사실 조직에서 회의를 하는 가장 큰 이유는 목표를 달성하기 위해서입니다. 따라서 회의에 참여한 구성원들이 서로의 의견을 나누고, 나눈 의견들을 기반으로 합리적인 의사 결정을 내리는 짧은 시간이지만 효과적인 회의 방식을 수립해 나가야 합니다.

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3. 리더의 행동 개선

보통 리더는 현재 조직의 일하는 방식에 대해 문제의식이 적을 때가 많고, 직급이 없는 일반 직원일수록 일하는 방식에 대해 문제의식을 느끼고 불편해할 때가 많습니다. 이는 조직의 일하는 방식이 리더 중심으로 맞춰져 있어 그럴 수 있는데요. 워크 다이어트에 성공해 일하는 방식을 효과적으로 변화시키기 위해서는 무엇보다 리더의 노력이 절실합니다.

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